SHARP/MFP-EVERNOTE連携TOOL

「ドキュメント管理」に「クラウド」という解決策

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MFP操作パネルからEvernoteがダイレクト利用!

  • スキャンデータをそのままEvernoteに保存。
  • Evernoteに保存されているPDF/JPEGファイルをプリント。
  • アカウント管理機能で組織内でも安心利活用。
  • スキャン実行時にEvernoteのリマインダー設定が可能。

SHARP/MFP-EVERNOTE連携TOOL

シャープの複合機でダイレクトにEvernoteを利用することで業務効率を向上させる。

Evernoteで行うクラウドファイリングの利点とは・・・

クラウドの特徴

  • ブラウザが利用出来る端末ならどこからでもデータにアクセス可能。
    共有管理や多拠点データも一元管理する事が出来ます。
  • 利用状況に応じ保存環境の増減が容易に行えます。

検索性

  • データに対しタグやチェックマーク、日付など様々な付加状況で検索性が向上。
  • 書類の束より物理的に探し出す作業は非効率。
    電子化し検索機能を活用する事で業務効率を大幅に改善。
    ( 例: 1回の資料探しに2分、日10回資料を探した場合。1月あたり6時間半も資料探しに費やす計算となります。これが電子化している事でほぼ0にする事が可能 )

OCR機能

  • Evernote環境に保存するだけでテキスト資料はもちろん、手書きの画像もOCRされるのでちょっとした単語(記憶)からも検索が可能。
    【 Point 】 自動処理の為、保存した情報の整理も不要になります。

省スペース化

  • アナログ資料を電子化する事でファイリングの手間や保管に必要なスペースも不要となりオフィススペースの効率化も図れます。

SHARP/MFP-EVERNOTE連携TOOL活用事例

ケース1

EVERNOTEで「アナログ資料」を管理
社外で入手した提案書やカタログなどの紙資料を電子化し
EVERNOTE上で共有管理。
  • 原本が1部の資料も手早く関与者と情報の共有が可能。
  • 急に過去の資料が必要になった際も手早く検索し内容の確認を行う事が可能。
EVERNOTEで「アナログ資料」を管理

ケース2

EVERNOTEで「顧客名刺」を管理
営業活動で交換したお客様の名刺を
EVERNOTE上で共有管理。
  • 新しい社名の名刺の登録状況を確認する事で、営業担当の新規開拓度合いや営業活動状況の把握が可能。
  • 社名をキーに検索する事で、自社の誰がどの担当者(お客様)にアプローチしているか俯瞰的に把握できるため、無駄の少ない営業計画を立てる事が可能。
  • 外出時、先方の連絡先や名前を失念した場合もその場で検索する事が可能。
EVERNOTEで「顧客名刺」を管理

ケース3

EVERNOTEで「報告書類」を管理
日々発生する業務報告書や日報、社内ミーティング時の議事録をEVERNOTE上で共有管理。
  • 出張中や会議に参加できなかった上長や関与者も確認できるため、問題要素があった場合も的確な提示やアドバイスを受ける事が可能。
  • OCR検索機能で前後の内容や同一事例も手早く参照する事が可能。
EVERNOTEで「報告書類」を管理

ケース4

EVERNOTEから「保存ファイル出力」
EVERNOTE上に保存したデータをPCレス出力。
  • 操作パネル上から検索やプレビューしながら必要なデータを手早く出力可能。
  • 他の営業拠点に出張中も重要情報を持ち歩きせず現地でダイレクト出力する事が可能。
EVERNOTEから「保存ファイル出力」

紙情報もPCデータも緊急事態に備えたデータバックアップ

大地震が起きたら、事業所が洪水に見舞われたら、新型インフルエンザが流行したら……

紙ベースの取引記録も複合機からのスキャンでバックアップを取っておくことができます。

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